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제안서 만들기

□ 제안서 만들기


○ 제안서 작성 절차


제안서는 프로젝트 수주를 위해 제안사가 고객의 요구를 어떻게 만족시킬 지에 대해 구체적인 방법을 제시하는 문서이다. 제안서를 작성하기 위해서는 제안요청을 받아야 하는데 보통 두 가지 방법으로 제안요청을 받게 된다. 첫 째는 사전 영업을 통해 고객으로부터 직접 제안요청을 받는 것이다. 기존에 발주사의 프로젝트를 성공적으로 완료한 경험이 있거나, 담당자가 필요한 정보(RFI)를 성실하게 답변을 했다면 발주사로부터 직접 제안요청을 받을 수 있다. 이 경우에도 몇몇 업체에게만 제안요청서를 전달하는 것은 아니다. 공공기관의 경우 나라 장터에 등록하거나 사기업의 경우에는 홈페이지에 제안요청서를 게시하게 된다. 사전에 고객과 협력관계를 유지하고 고객으로부터 구두로 제안에 참가를 요청 받을 경우 프로젝트 수주 가능성이 훨씬 높아진다.

두 번 째는 나라장터나 기업의 홈페이지를 통해 제안요청서를 직접 찾는 경우다. 이 때는 제안서 작성을 위한 정보가 부족하기 때문에 제안서 작성기간 동안 부지런히 담당자를 찾아가 고객이 원하는 시스템이 어떤 것인지 알아봐야 한다. 이러한 과정을 제안서 작성 절차에서 정보 수집 과정이라 한다.


제안요청서 작성방법


제안서에 대한 정보 수집이 완료되면 이제 타당성을 검토해야 한다. 고객이 원하는 기능은 100만원짜리인데 주는 돈은 50만원 이라면 프로젝트를 수주해서는 안 된다. 다만 회사가 손해를 감수하고 실적을 쌓기 위해 들어간다면 제안서를 제출할 수 도 있다. 고객 요구사항 규모와 프로젝트 예산을 비교해 수익률을 따지는 것이 제안 타당성 검토 절차이다.

제안서를 본격적으로 작성할 때 가장먼저 하는 것이 제안 팀을 구성하는 것이다. 제안서는 보통 프로젝트를 담당할 PM(Project Manager) 주도로 작성이 된다. 제안발표를 PM이 하기 때문에 제안서를 작성하면서 프로젝트를 이해하고 해결 방안을 찾아야 제안 발표장에서 심사위원의 질의 에 적절한 답변이 가능하다. 제안 팀에는 회사 내부에 있는 다양한 전문가들이 포함된다. 프로젝트의 성격에 따라 블록체인, 머신러닝과 같은 최신 기술이 요구될 수 있기 때문에 PM이 처리할 수 없는 전문영역은 전문가의 도움이 필요하다.


Tip

PM(Project Manager)

PM은 프로젝트에 대한 전체적인 관리 책임을 갖고 있는 수주사의 담당자이다. PM의 역량은 프로젝트를 성공으로 이끄는데 가장 핵심적인 요소이기 때문에 제안서 발표는 일반적으로 PM이 담당한다. 평가자의 질문에 대한 PM의 답변은 평가의 아주 중요한 요소가 되며, 수주사에서 우수한 PM을 확보하는 것이 프로젝트를 수주에 있어서 핵심 사항이 된다.

제안서를 작성할 때는 제안 팀원이 각자의 분야를 작성하고 나중에 PM에 의해 통합되는 방식으로 한다. 회사에는 기존에 사용하던 제안서 기본 틀이 있기 때문에 프로젝트 특성에 맞는 내용을 채우면 나중에 쉽게 통합할 수 있다.

제안서 작성이 완료되면 제안요청서의 요구사항과 대조하는 작업이 필요하다. 제안서에 누락되는 부분이 발생할 수 있기 때문에 요구사항 추적표를 작성해 빠진 부분이 없는지 반드시 확인해야 한다. 일반적으로 요구사항 추적표는 제안서에 첨부되어 제안 평가 자료로 활용된다.


○ 제안서를 위한 정보 수집


제안서를 작성할 때 가장 기초가 되는 자료는 제안요청서다. 하지만 사람이 자기 머릿속에 있는 모든 요구사항을 글로써 나태내기란 쉬운 문제가 아니다. 그래서 제안요청서 외에 다른 방법으로 고객이 진정으로 원하는 게 무엇이지 알아내는 것이 제안서 작성에 있어서 굉장히 중요하다.


정보 수집 방법


프로젝트 수주에 있어 사전 영업의 중요성은 앞에서 강조한 바 있다. 제안 평가에 있어 아무리 공정하게 진행한다고 해도 발주 담당자의 선호도가 반영되지 않을 수 없기 때문이다. 사전 영업 과정이 중요한 것은 발주 담당자와 신뢰를 쌓는 것도 있지만 고객이 원하는 것이 무엇인지 알아낼 수 있는 아주 훌륭한 수단이 되기 때문이다. 고객사에 프로젝트 발주가 예정되어 있다면 고객 업무에 피해가 가지 않는 범위에서 가능한 자주 방문해 정보를 수집하는 것이 프로젝트 수주에 유리하다.


발주 담당자는 전문 업체보다 기술적 지식이 부족할 수 밖에 없다. 요즘에 어떤 기술이 많이 사용되고 장비는 뭘 사용하는 것이 좋은지 그리고 개발 기간과 비용이 어느 정도 인지 알기가 쉽지 않다. 발주할 프로젝트에 대해 고객이 공식적으로 전문업체에게 정보를 요청하는 과정이 바로 RFI(Request For Information)이다. 제안사는 RFI에 답변하는 과정에서 고객에게 부족한 부분이 무엇이고 최종 목표가 어디에 있는지 자세하게 파악할 수 있다.


제안요청서가 공고되면 제안사는 발주담당자에게 공식적으로 질의를 할 수 있게 된다. 이 경우 주저하지 말고 유선이나 이메일 가능하다면 고객사 방문을 통해 구체적인 요구사항을 알아보는 게 좋다. 아무리 사전 영업이 잘 돼있다고 하더라도 발주 시점에 많은 것이 바뀌어 있을 수 있기 때문에 반드시 고객과의 미팅을 통해 최종 요구사항을 확인해야 한다.

제안설명회는 제안요청서에 대한 발주사의 공식적인 설명회 자리이다. 발주사의 답변뿐만 아니라 경쟁사의 준비상태와 어떤 업체가 제안을 준비하고 있는지 알 수 있는 자리이기 때문에 제안설명회를 전략적으로 활용하는 것이 좋다.


○ 제안서 만들기

제안서 일반적 구성


이제 제안서를 작성하는 방법을 구체적으로 알아보자. 가장 먼저 해야 하는 것이 제안 전략을 수립하는 것이다. 제안서와 관련된 비즈니스 도메인을 이해하고 사업 성공의 핵심요소를 정하고, 요구사항을 분류해 우선순위를 정해야 한다. 또한 경쟁사에 비해 자사의 핵심 역량이 무엇인지, 경쟁 우위 분야가 어떤 것이지 분석해야 한다. 이 과정이 완료되면 제안 방향이 결정된다.


제안서 작성 절차


전략이 수립됐다면 어떤 계획으로 제안서를 작성할 지에 대한 제안 계획을 수립한다. 제안서 접수 일을 기준으로 역산해서 제안 일정을 수립하고 누가 제안서 작성에 참여할지 결정해야 한다. 마지막으로 제안서 작성에 사용할 키워드를 도출한다. 키워드는 제안요청서를 이해하고 자사의 강점을 드러낼 수 있는 용어로 지정한다.


제안서는 전문분야별로 스토리 보드를 작성한 다음에 회사에서 사용하는 표준 양식에 맞도록 작성해야 한다.

마지막으로 분야별로 작성된 제안서를 통합하고 논리 흐름에 맞도록 내용을 재배치하거나 수정한다. 이 때 필요하다면 디자인을 통해 제안서의 품질을 개선한다.


추가 제안 활용 방법


제안서에 고객이 요청한 내용을 충실하게 구현하겠다고 작성하는 것은 너무나도 당연하다. 국내에서 발주하는 대부분의 프로젝트들은 보편적인 기술을 사용하기 때문에 일반적이 제안서로 차별화 하기가 어렵다. 이 때 활용하는 것이 바로 추가제안이다. 추가 제안은 두 가지로 나눌 수 있다. 하나는 고객이 모르고 누락한 부분을 찾아내는 것이다. 이 부분은 프로젝트가 진행되는 과정에서 추가 요구사항으로 반드시 도출되기 때문에 별도의 비용이 들어가지 않는 추가제안이다. 예시로 제시한 스마트 영업지원시스템에서는 로그인과 관리자 기능이 빠져있다. 이 부분을 도출해서 추가제안으로 제시하면 차별화가 가능하다.


다른 하나는 회사 내부에 있는 자원을 활용해서 큰 비용을 들이지 않고서 고객에게 가치를 제공할 수 있는 부분을 찾아내는 것이다. 고객이 요구하지 않은 시큐어 코딩과 웹 취약점 분석을 회사 내부 인력을 활용해서 지원할 수 있다면 다른 제안요청서와 차별이 가능한 포인트라 할 수 있다.

 

○ 스마트 영업지원시스템 제안서





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